Als Studi fiel es mir im Studium sehr schwer mit Professoren und Dozenten zu kommunizieren.

Vor allem bei einer Sache – dem Schreiben einer E-Mail.

Doch fangen wir erst einmal bei der gegenwärtigen Highspeed-Kommunikation an.

Ausgangslage ‑ Kommunikation heute

Wir alle kommunizieren online. Am liebsten über unser Smartphone. Es muss schnell gehen. Groß- und Kleinschreibung? Egal! Satzzeichen? Der versteht schon, was ich will! Rechtschreibung? Was ist das? Und um dem anderen zu zeigen, wie ich etwas meine, benutze ich Emojis!

So kommunizieren wir mit unseren Freuden. Da ist es in Ordnung. Im  privaten Rahmen wird akzeptiert, wenn man sich wenig Mühe beim Schreiben gibt (sofern dein/e Partner/in nicht gerade Germanist/in ist und dir deine Liebesbriefe mit markierten Rechtschreibfehlern zurückschickt …). Wenn du aber deinem Dozenten solch eine E-Mail schreibst, dann nimmt er das schnell als Beleidigung auf.

Da kann schnell eine patzige Antwort vom Professor zurückkommen. Im schlimmsten Fall gar keine.

Natürlich ist es nicht deine Absicht unprofessionell und unfreundlich zu wirken oder ihn gar zu beleidigen. Du hältst nur die Etikette einer guten E-Mail nicht ein.

Daher habe ich dir die wichtigsten Punkte zusammengetragen, die du vor dem Abschicken einer E-Mail unbedingt beachten solltest.

                Tipp 1: Nutze deine Uni-Mailadresse beim Schreiben

Nichts ist unprofessioneller als eine kindische oder alberne E-Mail-Adresse zu nutzen. Tequillagott@web.de oder supermaeuschen0815@gmx.de wird kein Dozent ernst nehmen. Da bist du auf der richtigen Seite, wenn du die Uni-Mailadresse nutzt. Dadurch checkst du diese regelmäßig und verpasst nicht, wenn dir dein Dozent eine E-Mail schreibt, falls ein Kurs ausfällt. Es gibt immer noch sehr viele Studis, die nie ihre Uni-Mailadresse checken und dadurch oftmals wichtige Nachrichten verpassen.

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        Tipp 2: Eröffne die E-Mail mit Sehr geehrte/r Prof.Dr.

Es ist sehr unhöflich, wenn du keine Anrede benutzt. Das bist du zwar aus Chatprogrammen mit deinen Freunden gewöhnt, irritiert aber deine Dozenten. Ich kenne viele Professoren, die E-Mails löschen, wenn sie wie folgt anfangen: „Hallöchen, ich hab da mal ne Frage“.

Tipp 3: Beende die E-Mail mit einer Grußformel und deinem kompletten Namen

Du weißt das sicher, aber es kommt noch zu häufig vor, als dass ich es nicht erwähnen könnte.

Wenn du die Grußformel mit „MFG“ abkürzt und du dir nicht die Zeit nimmst, die Grüße auszuschreiben, warum soll sich dann dein Dozent die Zeit nehmen zu antworten?

Klar, manche Professoren nutzen das auch. Du darfst jedoch erst diesen Stil nutzen, nachdem er ihn etabliert hat. Er ist der Ranghöhere und entscheidet über die Formalitäten der Kommunikation.

Wenn du mit D. Hunold unterschreibst, sieht man dein Geschlecht nicht. Wie soll dich der Empfänger dann anreden? Sehr geehrte/r Frau/Herr Hunold?

 

Tipp 4: Fasse dich kurz in der E-Mail

Langwierige E-Mails sind sehr nervig. Viele Sachverhalte können kurz und knapp dargestellt werden. Das solltest du auch probieren. Versuche deine Anfrage in weniger als fünf Zeilen unterzubringen. Wenn du das nicht schaffst und dein Anliegen sehr kompliziert ist, gehe lieber in die Sprechstunde oder rufe an. Auf diesen Wegen kann dein Dozent Rückfragen stellen und besser auf dein Anliegen eingehen.

 

Tipp 5: Stelle keine Forderungen in der E-Mail

Profs reagieren sehr allergisch auf Forderungen. Sie sind Profs geworden, damit ihnen keiner sagen kann, was sie zu tun haben. Daher sind sie es in der Regel auch nicht gewöhnt. Vermeide deshalb harsche Aufforderungen wie: „Ich brauche…, Ich will…, Geben Sie mir…“.

Verwende stattdessen Wünsche und Anfragen und nutze den Konjunktiv, um höflich zu bleiben. Hier zwei Beispiele: „Könnten Sie…“, „Würde es Ihnen etwas ausmachen, wenn…“.

Diese kleinen Worte machen einen riesen Unterschied, denn so fühlt sich der Dozent auf der einen Seite nicht bedrängt und unter Druck gesetzt, sondern kann dem Studierenden durch positive Zusage eine Freude bereiten und Güte zeigen. Und auf der anderen Seite bekommst du viel eher, was du möchtest.

Elegante Wege, um eine schnelle Antwort zu erbitten sind die Folgenden:

„Ich freue mich auf Ihre Rückantwort.“

„Für Ihre Antwort bedanke ich mich schon einmal im Voraus.“

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Tipp 6: Spiegel deinen Dozenten

Es gibt auch Dozenten die die Studierende duzen (wie ich), andere legen viel Wert auf ihre Titel, wieder andere sind sehr förmlich. Das kann sehr verwirrend sein. Ein Trick kann dir da helfen.

Spiegel dein gegenüber!

Nachdem du ihn förmlich angeschrieben hast, „Sehr geehrte Prof. Dr., […]Mit freundlichen Grüßen, Daniel Hunold“, wartest du seine Antwort ab und siehst, wie er dich anspricht.

Duzt er dich, kannst du ihn auch duzen. Schreibt der Prof. „Hallo Herr…“, kannst du die nächste E-Mail genauso beginnen.

Unterschreibt er mit seinen Titeln, redest du ihn weiterhin in den folgenden E-Mails auch mit Titel an. Damit liegst du zu 99 Prozent richtig.

Ich hoffe, dir werden diese Tipps helfen und du wirst deine Dozenten in der nächsten E-Mail dazu bewegen, dir helfen zu können.

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Viele Grüße aus dem sonnigen Greifswald,

Daniel

Weitere Infos:

http://karrierebibel.de/e-mail-schreiben/

https://www.uni-trier.de/index.php?id=45771

https://www.uni-kassel.de/fb07/fileadmin/datas/fb07/5-Institute/IVWL/Frank/teaching/diverse_bf/Email-Knigge.pdf

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